1.用3分钟确定结构

当拿到一堆资料后，可以大致浏览资料内容，了解资料中主要表达的信息。围绕这些信息，在头脑中大致将这些资料分类，找出链接这些资料的关键词，然后开始按照PPT中常用的结构去分配这些信息内容。然后将内容按照总—分—总的结构进行组织，如果内容中有时间推移的发展，就可以用时间作为线索；一条好的线索能够增加PPT整个文稿的逻辑性，将PPT的内容更好地展现给观众，观众可以更加系统地接受你要传达的信息，以达到PPT的最终目的。

2.用3分钟拟定大纲

有了结构和结构线索，你就会发现，怎样去拟定目录是一个关键点。PPT中的目录可以被看做整个文稿中最简明的大纲。制作一个好的目录能够让观众知道你接下来要讲解什么内容。一般来说，超过7个单元的内容目录就会让观众感到疲倦，3～5个目录单元，是最理想的目录单元，对于版面效果来说，也是很好设计的目录版式。当我们拿到一堆资料，不妨先关掉电脑，拿着纸笔做一份手绘的提纲，或者用Word文档做一个简单的提纲。不论哪种方式，在制作PPT之初，一个简单清晰的思路是一定需要的。写大纲的过程就是将制作PPT的思路逐渐清晰化的过程。

3.用3分钟整理素材

①提炼文字材料要拒绝单调的“复制”和“粘贴”，将不必要的内容大胆地删除，对大篇幅的文字内容尽量提炼，让观众一眼就看见你所要阐述的重点！

②总结提炼创意标题一份精彩的PPT文稿总离不开一个精妙的标题。如果你的PPT有一个具有创意的标题，那么在第一眼便吸引了观众。可以通过三个步骤来提炼出一个具有创意的标题：列出客观关键词、提炼主观关键词、连接主观和客观关键词。

③清晰表达信息1.清晰可见，其实这是最基本的要求。 2.容易理解：讲一遍大家就能理解的内容最好。最简单的“主语”＋“谓语”或者“谓语”＋“宾语”句式最好。 3.个性修饰：当文字信息实在无法删减的时候，可以用一些修饰的办法。比如用项目符号、线条、改变字体等方式去美化文字较多的PPT页面

④选择高像素的图片素材在选用图片的时候要注意以下几点：要有足够的精度，杜绝马赛克或模糊不清、低分辨率的图片；要与页面主题匹配，才能说明问题；要有适当的创意，创意是美的基础上的更高层次，是让人过目不忘的根本。